Оголошуємо конкурс серед фахівців із досвідом та вже кількома професійно реалізованими проєктами – на розробку другої, закритої частини сайту ІРМІ. Мова йде про комунікаційні інструменти, що будуть зручними для нас та партнерів, – особисті кабінети, систему подачі заявок і звітування, інструменти для проведення онлайн-навчань з автоматичною видачею сертифікатів та інше. Уся детальна інформація – у технічному завданні нижче.

Терміни подачі заявок – 19 серпня 2026 включно.

Контактна особа для можливих запитань та прийому заявок – Юрій Васильєв, yuri.vasiliev@irmi-ukraine.org

Чекаємо на ваші пропозиції!

Розробка цієї частини сайту передбачається в рамках програми, що реалізується Інститутом регіональної преси та інформації (ІRМІ Ukraine) у партнерстві з «Репортерами без кордонів» (RSF) за підтримки Sida та Європейського Союзу.

TERMS OF REFERENCE / ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Розробка закритої частини сайту ІРМІ (Phase 2): кабінети користувачів, подача заявок, e–learning, шаблонна комунікація

Замовник: МГО «Інститут регіональної преси та інформації» (ІРМІ)

Проєкт: GLOBAL, Institutional support 

Термін проєкту: 1 лютого 2026 – 31 грудня 2026 року

Розрахунковий бюджет: ~250 000 UAH

Платформа: WordPress (окремий розділ або піддомен до основного сайту irmi-ukraine.org)

Phase 1: публічний сайт – виконується окремим підрядником, вже в роботі

Дедлайн подачі пропозицій: 19 серпня 2026 включно

1. Контекст та мета

ІРМІ – Міжнародна громадська організація «Інститут регіональної преси та інформації» – працює у сфері підтримки незалежної журналістики та медійної стійкості України. Організація підтримує понад десятки регіональних і місцевих редакцій по всій країні, з яких більшість працюють у прифронтових районах. Сукупна аудиторія медіапартнерів ІРМІ перевищує 5,2 мільйона осіб.

Паралельно ІРМІ реалізує кілька міжнародних донорських програм – у сфері документування воєнних злочинів, цифрових компетенцій журналістів, стандартів прозорості медіа та підтримки редакцій у прифронтових областях. Кожна з них передбачає власний конкурсний відбір партнерів, збір заявок, супровід учасників, звітування та навчання. До цього часу вся ця робота велась вручну: через електронну пошту, таблиці та месенджери. Зі зростанням кількості програм і партнерів такий підхід перестає бути ефективним – він забирає непропорційно багато часу команди і не дозволяє накопичувати структуровані дані про партнерів та їхню участь у програмах.

Цей документ розроблено в рамках проєкту інституційної підтримки ІРМІ, який реалізується за фінансової підтримки Шведського агентства з міжнародного розвитку та співробітництва (Sida) через організацію «Репортери без кордонів Швеція» (RSF Sweden). Проєкт спрямований на зміцнення операційної спроможності ІРМІ як організації, що супроводжує медіа в умовах тривалої війни. Одним із ключових пріоритетів є модернізація цифрової інфраструктури – зокрема, створення зручного онлайн-інструменту для роботи з партнерами.

Розробка першої частини сайту ІРМІ ведеться окремо – в рамках тендеру, проведеного за іншим донорським проєктом. Це технічне завдання описує другу, функціональну частину: особисті кабінети партнерів і редакцій, систему подачі заявок і звітування, інструменти для проведення онлайн-навчань з автоматичною видачею сертифікатів. Ця частина розробляється як самостійний компонент – окремий розділ або піддомен з власною адміністративною панеллю, технічно інтегрований з основним сайтом.

Очікуваний результат – зручна, надійна і масштабована система, яка дозволить ІРМІ ефективно управляти взаємодією з партнерами в умовах кількох паралельних програм, а партнерам – легко подавати заявки, проходити навчання та надавати звіти без зайвих бар’єрів і паперової роботи.

2. Політика реалізації

• Out-of-the-Box First. Пріоритет – готові WordPress-плагіни. Кастомна розробка допускається лише з обґрунтуванням (бізнес-потреба, чому не підходить готове рішення, оцінка ризиків та вартості підтримки).
• Незалежність від Phase 1. Phase 2 реалізується окремим підрядником, незалежно від розробника Phase 1. Підрядник Phase 2 зобов’язаний узгодити технічне з’єднання з основним сайтом та отримати необхідні доступи від підрядника Phase 1.
• Поетапна реалізація. Phase 2 ділиться на дві хвилі: Хвиля 1 – кабінети, форми, заявки, комунікація, звітність; Хвиля 2 – e-learning, аналітика.
• Безпека. Комунікаційна та візуальна активність на сайті має враховувати безпеку журналістів та медіапартнерів. Публікація імен, фотографій та геолокації партнерів із прифронтових регіонів потребує окремого погодження з ІРМІ.

3. Обсяг робіт: Хвиля 1 

3.1 Особистий кабінет користувача

Користувач реєструється один раз і заповнює профіль. Дані профілю автоматично підставляються в кожну нову заявку.

Профіль містить:

• особисті дані (ім’я, контакти, регіон, посада);
• організаційні дані (назва медіа, тип, ЄДРПОУ або інший ідентифікатор);
• реєстраційні документи (для ФОП або ЮО) – поле для завантаження файлів;
• банківські реквізити (за потреби для грантових програм).

У кабінеті відображаються:

• історія всіх поданих заявок зі статусами та датами;
• матеріали та документи, призначені користувачу за роллю або програмою;
• пройдені курси та отримані сертифікати (після реалізації Хвилі 2);
• історія вхідних комунікацій від ІРМІ.

3.2 Конструктор програм і форм (бік ІРМІ)

Команда ІРМІ через адмінку створює програму (тренінг, грант, тендер, конкурс) з такими параметрами:

• назва, опис, дедлайни, критерії, кількість місць;
• статус програми (відкрита / закрита / архів);
• аплікаційна форма – конструктор полів: текст, вибір зі списку, дата, завантаження файлу, логічні умови (показати поле якщо…);
• частина полів підтягується з профілю автоматично, частина – специфічна для програми;
• той самий конструктор використовується для форм звітності, оціночних анкет і шаблонів комунікацій.

3.3 Подача заявок

• Користувач бачить перелік відкритих програм з фільтрами.
• Обирає програму, заповнює форму – дані з профілю підставляються автоматично.
• Прикладає необхідні документи.
• Після подачі – підтвердження на email, статус заявки відображається в кабінеті.
• Можливість зберегти чернетку та повернутись до неї.
• Система фіксує дату та час подачі.

3.4 Шаблонна комунікація

Команда ІРМІ створює шаблони повідомлень зі змінними полями, які автоматично підставляють дані конкретної заявки (ім’я заявника, назву програми, дату, суму, статус тощо).

Типові шаблони:

• підтвердження отримання заявки;
• прийняття до програми;
• відмова з причиною;
• запит додаткових документів;
• нагадування про дедлайн;
• запрошення на захід / вебінар.

При зміні статусу заявки (вручну або автоматично) система генерує лист на основі шаблону і надсилає на email користувача. Уся історія комунікацій зберігається у заявці та кабінеті користувача.

3.5 Звітність і форми оцінки

• Після завершення програми/заходу команда ІРМІ активує форму звітності для учасників.
• Учасник заповнює форму в кабінеті (той самий механізм конструктора, що й при подачі заявки).
• ІРМІ бачить зведені результати по формі з можливістю вивантаження в Excel/CSV.
• Форми оцінки (satisfaction surveys) – аналогічно, окремий тип форми.

4. Обсяг робіт: Хвиля 2 

4.1 E-learning з автосертифікатами

Команда ІРМІ через адмінку створює онлайн-курс:

• структура: модулі → уроки → тести;
• формати контенту: текст, відео (YouTube embed), PDF, аудіо;
• налаштування доступу: відкритий курс або тільки для зареєстрованих / запрошених;
• прогрес-трекінг: скільки пройдено, де зупинився;
• умова видачі сертифіката: проходження всіх уроків або набір мінімального балу в тесті.

Автосертифікат:

• генерується автоматично після виконання умови;
• формат PDF з брендингом ІРМІ;
• містить ім’я учасника, назву курсу, дату, унікальний номер;
• зберігається в кабінеті користувача;
• можливість верифікації сертифіката за унікальним посиланням.

4.2 Аналітика

Панель аналітики для команди ІРМІ:

• скільки разів і на які програми подавався кожен учасник;
• відсоток погодження по програмах;
• активність заявників у динаміці (по місяцях, по регіонах);
• вивантаження в Excel/CSV для донорської звітності.

4.3 Інтеграції (бажані)

• Google Drive: синхронізація поданих заявок і прикладених документів у відповідні папки Google Drive ІРМІ.
• Telegram-бот: як мінімум – сповіщення про зміну статусу заявки; розширений варіант – можливість подачі заявки або перегляду статусів прямо з бота. Глибина інтеграції та підхід пропонуються підрядником.

5. Ролі та права доступу

• Суперадмін ІРМІ: повний доступ до всіх програм, форм, користувачів, аналітики, шаблонів
• Менеджер програми: управління конкретною програмою: форми, заявки, статуси, комунікації
• Зареєстрований користувач (партнерське медіа): особистий кабінет, подача заявок, звітність, курси
• Гість: перегляд публічного переліку відкритих програм, реєстрація

6. Вимоги до інфраструктури

• Phase 2 реалізується як окремий розділ основного сайту або як піддомен (наприклад, portal.irmi-ukraine.org) з окремою адмінкою WordPress.
• Staging + production середовища обов’язкові.
• Резервне копіювання – автоматичне, щонайменше щоденне.
• Захист даних користувачів відповідно до законодавства України.
• Підрядник надає інструкції для адміністраторів та менеджерів програм.

7. Вимоги до видимості донора

Відповідно до грантового договору:

• Сайт не може використовувати назву, логотип або візуальну ідентичність RSF Sweden або Sida без попередньої письмової згоди RSF Sweden.
• Підтримка донора має бути відображена на сайті, наприклад у форматі: “This activity is supported by RSF Sweden with funding from Sida”.
• Точний порядок розміщення логотипів та дисклеймерів підлягає погодженню з RSF Sweden до запуску сайту.

8. Критерії приймання робіт

8.1 Хвиля 1

• реєстрація та особистий кабінет із профілем користувача працюють;
• конструктор форм дозволяє створювати аплікаційні форми з автопідстановкою даних із профілю;
• подача заявок – від реєстрації до підтвердження – проходить без помилок;
• шаблонна комунікація: зміна статусу заявки генерує лист на основі шаблону;
• форми звітності/оцінки доступні в кабінеті після завершення програми;
• передано інструкції для адміністраторів та менеджерів програм.

8.2 Хвиля 2

• курс можна створити, опублікувати та пройти без технічних збоїв;
• після виконання умови система автоматично генерує сертифікат у PDF та зберігає його в кабінеті;
• верифікація сертифіката за унікальним посиланням працює;
• панель аналітики відображає статистику по заявниках і програмах з можливістю вивантаження;
• (якщо реалізовано) інтеграції з Google Drive та/або Telegram підтверджені тестовими сценаріями.

9. Терміни реалізації

• Хвиля 1: серпень – жовтень 2026 року.
• Хвиля 2: жовтень – грудень 2026 року.

Підрядник у тендерній пропозиції надає деталізований план розробки з розкладом робіт та ключовими майлстоунами для кожної хвилі окремо.

10. Вимоги до тендерної пропозиції

Учасник надає:

1. Портфоліо. 2–3 приклади реалізованих проєктів на WordPress із закритими розділами, кабінетами користувачів або e-learning.
2. Опис технічного стеку. Плагіни та підхід для кожного модуля з обґрунтуванням у логіці Out-of-the-Box First.
3. Запропонована архітектура рішення. Як Phase 2 інтегрується з основним сайтом: окремий розділ чи піддомен, спільна авторизація чи окрема, як передаються дані.
4. План розробки. Розклад робіт окремо для Хвилі 1 та Хвилі 2, загальна тривалість, ключові майлстоуни.
5. Структура декомпозиції робіт (WBS). Перелік усіх задач з оцінкою трудовитрат або відносної складності, окремо для кожної хвилі.
6. Кошториси. Для Хвилі 1 (обов’язково) та Хвилі 2 (обов’язково) – з розбивкою за модулями та видами робіт у гривнях. Для Хвилі 2 опційні модулі (інтеграції) – окремим рядком.
7. Реєстраційні документи (ФОП або юридична особа): виписка з Єдиного державного реєстру, витяг з реєстру платників податків, довідка з банку про реквізити рахунку.
8. Рекомендаційні листи (опціонально).

11. Критерії оцінки пропозицій

• Якість портфоліо та релевантний досвід (кабінети, форми, e-learning на WordPress) – 40%.
• Технічний підхід, архітектура та обґрунтованість вибору плагінів – 30%.
• Вартість послуг – 20%.
• Рекомендації – 10%.